Postado em 30/10/2020
Hoje falaremos sobre um assunto que assusta muitas pessoas só de ouvirem falar dele: as auditorias. Acompanhe algumas dicas práticas para ter sucesso nas auditorias.
A verdade é que as auditorias existem para trazer benefícios para a própria empresa (além de garantir segurança aos consumidores). Na prática, tudo é mais difícil, e qualquer erro pode ser determinante. Entretanto, uma boa estratégia é enxergar as auditorias como oportunidades de melhoria.
Primeiramente, estar de acordo com as normas e requisitos da própria organização é uma obrigação. De nada adianta pregar qualidade e não praticar. Pode acreditar, o consumidor sabe muito bem diferenciar uma marca realmente comprometida em entregar o melhor.
Então, a primeira coisa que você deve saber para ter sucesso nas auditorias é que qualidade é cultura. Os processos devem ser executados da maneira certa no dia a dia, e a equipe deve estar 100% inserida nas metas e políticas da empresa.
Entenda a diferença entre auditoria interna e auditoria externa
Auditoria interna
Ao contrário do que muitas pessoas pensam, as auditorias vêm para somar, e não para atrapalhar. Por meio das auditorias internas é feita uma análise do sistema de gestão. Tudo que estiver fora das normas ou até mesmo fora daquilo que foi estipulado pela própria organização pode ser identificado e corrigido.
Realizar auditoria interna antes da externa é essencial para se preparar. Assim, é possível identificar possíveis não conformidades e começar a tratá-las.
Lembre-se de que, para atingir o sucesso, é necessário estar realmente comprometido com os melhores resultados. Portanto, certifique-se de que a auditoria interna chegará o mais próximo possível do que será a externa.
Auditoria externa
Ah! O bicho de sete cabeças: a auditoria externa! O momento em que todos entram em pânico. Mas calma! Se está tudo em ordem, não há o que temer. Afinal, as auditorias vêm para somar.
Esse é o momento de receber um Órgão Certificador na empresa. Portanto, é bom que tudo esteja em conformidade e em perfeito funcionamento.
Tenha em mente que tudo que estiver fora do padrão, não é culpa do auditor. Aliás, pode não ser necessariamente culpa de ninguém. É apenas um estímulo para tomar medidas que corrijam os erros e gerem melhorias no processo.
E se você quer desfilar por aí com um certificado de normas como a ISO 9001 na mão, então, o mínimo que deve ser feito é lutar por ele, certo? E essa luta deve ser diária e contínua.
Agora fique atento às 5 dicas práticas para ter sucesso nas auditorias. Acompanhe:
1 - Informação documentada
As informações estão organizadas e documentadas? Certifique-se de ter em mãos tudo que é necessário para comprovar o funcionamento do sistema de gestão.
Isso vale tanto para a auditoria interna quanto para a externa. Aliás, isso vale como uma dica permanente para a organização. Quanto mais organizadas estiverem as informações, melhor será o funcionamento do sistema e mais fácil será envolver o time nas metas.
2 - Sinceridade e objetividade
Nem tente ficar explicando a mesma coisa de mil maneiras para impressionar o auditor. O negócio é objetividade. Esteja preparado para responder às perguntas e seja o mais objetivo possível.
3 - Mantenha os registros em dia
As informações devem estar atualizadas e os documentos apresentados devem ser vigentes. Um sistema de qualidade precisa acompanhar os resultados, estar atento à validade de documentos e atualizar as informações necessárias, quando necessário.
Portanto, mantenha os registros sempre em dia.
4 - Foque no planejamento
Pode parecer loucura dizer isto, mas muitas pessoas ainda não entendem o valor de um planejamento. Entendem menos ainda a importância de tirá-lo do papel e agir de acordo com o planejado.
O fato é que não é possível medir o que não é planejado. O planejamento deve ser o primeiro passo para a abertura de uma empresa; deve estar presente em reuniões de estabelecimento de metas e também nas de monitoramento. Antes das auditorias, não poderia ser diferente. Faça um planejamento de tudo que precisa ser feito antes, durante e depois de a empresa ser auditada.
5 - Equipe comprometida é a alma do negócio!
Quais serão as áreas auditadas? Será necessário algum tipo de EPI? É uma área de acesso restrito? Essas são só algumas perguntas que devem ser feitas antes da auditoria.
Dependendo da área de atuação, determinadas ações devem ser tomadas para que o auditor possa circular pelos locais a serem auditados, e a empresa deve estar previamente ciente de tudo que será necessário providenciar para a realização da auditoria. Não deixe para a última hora! Providencie tudo o quanto antes para evitar quaisquer contratempos.
Fonte: adaptado de hdrup.com.
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